factoris.one|KI - Künstliche Intelligenz direkt in Ihrer Unternehmenssoftware

Neu in factoris.one

Mitarbeiter, die man installiert.

Assistenz-KI für jeden Einzelnen. KI-Mitarbeiter als digitale Kollegen.

Tief integriert in factoris.one – mit Rechten, Gedächtnis und lückenlosem Arbeitsnachweis. DSGVO- und EU-AI-Act-konform.

Präsentation buchen Beratung anfragen

Entdecken Sie, wie

Kennen Sie das?

Der Arbeitstag endet. Die Aufgaben nicht.

Jeden Tag geht wertvolle Zeit für Dinge drauf, die niemand gern macht – und die trotzdem jemand machen muss.

Volle Postfächer

Jede Mail will gelesen, sortiert, beantwortet werden. Die wichtigste geht unter.

Rechnungsstapel

Tippen, kontieren, ablegen. Abend für Abend, statt Feierabend.

Ticketschlangen

Kunden warten auf Antworten, die längst in Ihrem Wiki stehen.

Dokumentationspflichten

Am Ende des Tages wartet immer noch die Doku. Immer.

Und die Arbeit wartet nicht. Was, wenn sie einfach erledigt wäre – bevor Sie den Rechner zuklappen?

Kein Chatbot. Ein Kollege.

Gleiche Rechte. Gleiche Spuren. Gleiche Kanäle wie Menschen.

Möglich, weil factoris die Unternehmenssoftware selbst ist: Personal, Rechte, Aufgaben, Belege, Termine, Doku – alles in einem System. KI wird hier nicht angeflanscht. Sie zieht ein.

Assistenz-KI

Jeder einzelne Mitarbeiter bekommt Superkräfte.

Schreiben, finden, berichten – die Assistenz-KI arbeitet direkt dort, wo Sie arbeiten. Für jeden im Team.

Dokumentation & E-Mail: geschrieben, bevor Sie tippen

Die Assistenz-KI formuliert im Stil Ihres Hauses – direkt im Editor, direkt am Vorgang.

Zwischen zwei Terminen

Markus aus dem Außendienst hat keine Zeit zum Tippen. Er spricht seine Notiz einfach ein – factoris versteht, formuliert und legt den Vorgang direkt am richtigen Datensatz ab.

Schreiben im Haus-Stil

Rechtschreibung, Umformulieren, Kürzen, Übersetzen – direkt im Texteditor, mit Vorher-Nachher-Ansicht. Immer im Ton Ihres Hauses, denn die KI kennt Ihre Konventionen.

Aus einer E-Mail wird ein Vorgang

E-Mail markieren – die KI baut daraus den fertigen Datensatz-Entwurf: Kontakt, Aufgabe, Termin. Prüfen, speichern, fertig.

Einfach sprechen – factoris tippt

Spracherkennung und -ausgabe: diktieren Sie unterwegs, lassen Sie sich vorlesen, arbeiten Sie freihändig. Barrierefreiheit inklusive.

Dritter Arbeitstag der neuen Mitarbeiterin

Lena ist neu im Team und will niemanden ständig unterbrechen. Sie fragt einfach factoris – und bekommt die Antwort aus Ihren eigenen Dokumenten, mit Quellenangabe. Nur aus dem, was sie sehen darf.

Wissensdatenbank & RAG: Ihr Firmenwissen antwortet

Handbücher, Verträge, Protokolle: factoris beantwortet Fragen mit Bezug auf Ihre eigenen Dokumente – berechtigungsbewusst und DSGVO-konform.

Fragen Sie in normaler Sprache

„Zeig mir alle offenen Aufgaben von Frau Müller aus dem XY-Projekt.“

Ihre Dokumente und Wissensdatenbank

Sichere, berechtigungsbewusste Suche

Antwort mit Quelle aus Ihren Unterlagen

Antworten belegt aus Ihren Unterlagen – kein Raten, keine Erfindungen.

Jede Antwort respektiert Ihr Berechtigungskonzept – niemand sieht mehr als erlaubt.

Ihre Dokumente bleiben Ihre – DSGVO-konform, kein Training mit Ihren Daten.

Berichte, die sich selbst schreiben

Fragen Sie nach Zahlen wie nach dem Weg – und bekommen Sie fertige Übersichten mit Handlungsvorschlägen.

Morgen-Briefing

Der Tag beginnt mit einer fertigen Übersicht: was anliegt, was sich über Nacht geändert hat, wo es klemmt.

Plan-Ist-Watchdog

Abweichungen bei Zahlen und Terminen werden erkannt und gemeldet, bevor sie zum Problem werden.

Statusberichte auf Zuruf

Projektstand, Auslastung, offene Posten – als fertiger Bericht, bereit zum Teilen.

KI-Mitarbeiter

Stellen Sie Mitarbeiter ein, die es nicht gibt.

Digitale Kollegen mit Identität, Auftragsliste und Gedächtnis – rund um die Uhr im Dienst, ohne Urlaub, ohne Kündigung.

Eine echte Identität
Jeder KI-Mitarbeiter ist eine Person in Ihrer factoris.one: mit Rechten aus Ihrem Berechtigungssystem, eigener Personalakte und lückenlosem Arbeitsnachweis.
Echte Arbeit
Er übernimmt Aufträge wie ein Kollege: aus Aufgabenlisten, per Zuruf oder nach Plan – rund um die Uhr, ohne Urlaub, ohne Kündigung.
Echte Kontrolle
Der Chef bleibt ein Mensch: Standardmäßig liefert die KI Entwürfe, die Sie freigeben. Jede Handlung ist nachvollziehbar – wie bei jedem Mitarbeiter.

Aria

KI-Mitarbeiterin · Buchhaltung

Im Dienst

Berechtigungen

Eingangsrechnungen

Belegablage

Personaldaten

Und er lernt. Für immer.

Ein Fehler passiert

Sie korrigieren den Entwurf

Die Korrektur wird zum Lernfakt

Derselbe Fehler passiert nie wieder

Fallbeispiele

Acht Kollegen, die Ihnen den Rücken freihalten

Geschichten aus dem Arbeitsalltag – und was Ihr neuer KI-Mitarbeiter darin übernimmt.

Jeden Morgen, vor dem ersten Kaffee 01

Ihr persönlicher E-Mail-Assistent

Persönlicher KI-Mitarbeiter

Ihr Postfach ist schon gelesen.

Während Sie ankommen, hat Ihr KI-Assistent das Postfach längst durchgesehen: Er weiß, was über Nacht kam – und was davon wirklich zählt.

Liest und fasst E-Mails zusammen – als kurzes Briefing
Meldet wichtige E-Mails sofort – per Chat und Benachrichtigung
Verfasst Antworten vor – Sie prüfen und senden
Auto-Responder in Ihrem Ton, wenn Sie nicht da sind

Kein wichtiges Anliegen geht mehr unter – und Ihr Posteingang gehört wieder Ihnen.

Samstag, 22:47 Uhr 02

KI-Mitarbeiter im Kundenservice

KI-Rolle Kundenservice

Jedes Ticket in 30 Sekunden sortiert – mit fertigem Lösungsentwurf.

Ein Kunde meldet ein Problem – am Wochenende. Die KI ist die Erste am Vorgang:

1
Ticket kommt rein
per E-Mail, Portal oder Telefonnotiz – die KI ist immer die Erste am Vorgang.
2
KI recherchiert
durchsucht Wiki, Handbücher und gelöste Altfälle in Sekunden.
3
Antwort als Entwurf
fertig formuliert im Haus-Stil, mit Quellenangabe – der Mensch sendet.
4
Eskalation mit Kontext
Komplexes geht sauber zusammengefasst an den richtigen Kollegen.

Erstreaktion in Sekunden statt Stunden – und kündigt ein Kollege, kündigt sein Wissen nicht mehr mit.

Alle 30 Minuten – auch wenn niemand hinschaut 03

KI-Mitarbeiter in Vertrieb & Marketing

KI-Rolle Vertrieb & Marketing

Kein Lead vergessen. Kein Follow-up verpasst.

Ihr digitaler Vertriebskollege pflegt das CRM, jagt Wiedervorlagen – und behält sogar die Außenwelt im Blick:

Lead-Pflege im CRM und Angebotsentwürfe – bereit zur Freigabe
Wiedervorlagen-Jäger: kein Follow-up fällt mehr durchs Raster
Beobachtet Social Media und liefert Übersichten mit Handlungsvorschlägen
Eskaliert sofort, wenn sich ein kritisches Muster abzeichnet

Mehr Zeit für Kunden, weniger Klickarbeit – und ein Frühwarnsystem gratis dazu.

Ein ganz normaler Dienstag 04

Emma, KI-Sachbearbeiterin Rechnungseingang

KI-Rolle Finanzbuchhaltung

Ein Dienstag mit Emma.

So sieht ein Arbeitstag aus, wenn die Buchhaltung einen digitalen Kollegen hat:

07:00 · Auftragsliste
Emma beginnt ihren Job: „Prüfe stündlich neue Eingangsrechnungen.“
07:02 · 38 Belege
Sie liest, kategorisiert und kontiert jeden Beleg – als Entwurf, GoBD-konform.
09:12 · Rückfrage
Ein Sonderfall: Skonto unklar. Emma fragt ihren Chef – als ganz normale Aufgabe.
09:40 · Gelernt
Die Antwort wird zum Lernfakt: „Fa. Müller → Kostenstelle 4711.“ Für immer.
17:30 · Kein Feierabend
Menschen gehen heim. Emma übernimmt die Spätschicht. Und die Nacht.

6 Min → 45 Sek

pro Beleg – der Mensch prüft nur noch

≈ 100 Std.

gewonnene Zeit pro Monat

24/7

auch nachts, auch bei Grippewelle

Rechenbeispiel: 1.200 Eingangsrechnungen pro Monat, Mischkalkulation aus einfachen und komplexen Belegen.

Alles dokumentiert: Jeder Schritt steht in Emmas Arbeitsjournal – wer, was, wann und warum.

Der 10. des Monats 05

KI-Mitarbeiter Steuerberater-Vorbereitung

KI-Rolle Vorbereitung Steuerberater

Der 10. des Monats – ohne Stapel.

Früher: Schuhkarton-Gefühl kurz vor der Abgabe. Heute ist alles vorbereitet, lange bevor der Termin näher rückt:

Kontiert Belege vor und stimmt Konten laufend ab
Prüft Belegvollständigkeit und mahnt Fehlendes an
Bereitet die Übergabe an Ihren Steuerberater sauber vor

Ihr Steuerberater bekommt Qualität statt Karton – entschieden und gebucht wird vom Menschen.

Montag, 5:50 Uhr 06

KI-Assistent der Teamleitung

KI-Rolle Teamleitung & Dienstplan

Der 5:50-Uhr-Anruf, der keinen Morgen mehr ruiniert.

Eine Krankmeldung vor dem Frühdienst – früher der Start in einen chaotischen Tag. Heute:

1
Krankmeldung kommt rein
per E-Mail oder Anruf-Notiz – der KI-Assistent Ihrer Teamleitung liest mit.
2
Plan geprüft
Er kennt Qualifikationen, Arbeitszeitregeln und die Wünsche des Teams.
3
Ersatz gefunden und angefragt
Passende Kandidaten werden vorgeschlagen und direkt angefragt.
4
Freigabe um 6:15
Der aktualisierte Plan liegt als Entwurf vor – ein Klick, der Frühdienst steht.

Besetzung gesichert, bevor der Kaffee durchgelaufen ist – fair und regelkonform.

Elf Monate vor Vertragsende 07

Der Vertragswächter

KI-Rolle Vertragsmanagement

Die Kündigungsfrist, die niemand mehr verpasst.

Verträge liegen im Dokumentenmanagement – und mit ihnen Fristen, an die im Alltag niemand denkt. Der Vertragswächter denkt daran:

Liest Verträge in Ihrem Dokumentenmanagement
Extrahiert Kündigungsfristen und Verlängerungsklauseln
Warnt rechtzeitig – mit Vorgang, Frist und Empfehlung

Keine stille Verlängerung mehr, die Geld kostet.

Montag, 9:12 Uhr 08

Die Personalleiterin

KI-Rolle Personalleitung

Die KI, die Ihre nächste KI einstellt.

Die Geschäftsführung braucht Verstärkung im Einkauf. Statt Stellenanzeige und sechs Wochen Suche: eine Nachricht an die Personalleitung-KI.

1
Bedarf klären
Die Personalleiterin fragt nach: Aufgaben, Werkzeuge, Schreibrechte, befristet oder dauerhaft?
2
Drei Kandidaten präsentieren
Lena, Jonas, Mara – drei Charaktere, eine Stellenbeschreibung. Die Geschäftsführung wählt Jonas.
3
Einstellen mit allem Drum und Dran
Arbeitsvertrag, Personalakte, Probezeit, Vertrauensstufe 0 – automatisch angelegt, menschlich freigegeben.
4
Dranbleiben
Wöchentliche Personalgespräche in der Probezeit: Feedback auswerten, Gedächtnis schärfen, Vertrauen aufbauen.

Vier Wochen später: Jonas besteht die Probezeit – befördert per neuem Vertrag.

KI in jeder Abteilung

Wo Menschen arbeiten, kann jetzt ein digitaler Kollege mit anpacken – jede Kachel ist eine installierbare KI-Rolle.

Geschäftsführung

Morgen-Briefing, Plan-Ist-Watchdog, Frühwarnung bei Abweichungen.

Personalleitung

Stellt KI-Kollegen ein, führt Personalgespräche, entwickelt Profile weiter – jede Entscheidung geben Sie frei.

Finanzbuchhaltung

Rechnungseingang vorkontieren, Mahnvorschläge, Zahlungsabgleich.

Einkauf

Bestellabgleich, Lieferanten-Anfragen als Entwurf, Preisvergleiche.

Vertrieb & Akquise

Lead-Pflege im CRM, Angebotsentwürfe, Wiedervorlagen-Jäger.

Marketing & Social

Social Media im Blick, Übersichten mit Handlungsvorschlägen.

Kundenservice

Ticket-Triage in Sekunden, Antwortentwürfe aus Wiki und Doku.

Projektleitung

Ausfälle abfangen, Deadline-Risiken erkennen, Statusberichte liefern.

Assistenz & Backoffice

E-Mail-Briefing, Terminvorbereitung, Protokolle.

Forderungsmanagement

Zahlungseingänge überwachen, freundliche Zahlungserinnerungen als Entwurf.

Faktura & Abrechnung

Aus Leistungsnachweisen werden Rechnungsentwürfe – auch für Kostenträger.

Empfang & Telefon

Anrufnotiz per Sprach-KI wird zum fertigen Vorgang mit Kontakt und Aufgabe.

Jede Kachel = eine installierbare KI-Rolle. Rechte kommen aus Ihrem Berechtigungssystem.

Personalleitung-KI

Ihre KI-Belegschaft hat eine eigene Personalleitung.

Einstellen, beurteilen, fördern – eine KI führt Ihre digitalen Kollegen. Mit Arbeitsverträgen, Personalakten und Personalgesprächen. Und jede Entscheidung geben Sie frei.

Weltneuheit

Die Personalabteilung für Mitarbeiter, die es nicht gibt.

Die Personalleitung-KI stellt neue KI-Kollegen ein, beobachtet ihre Leistung, führt Personalgespräche und entwickelt sie weiter – nach denselben Regeln wie bei Menschen: Vertrag, Akte, Probezeit.

Einstellung in vier Schritten

1
Sie beschreiben den Bedarf
Eine Chat-Nachricht genügt: „Wir brauchen Verstärkung im Einkauf.“ Die Personalleitung-KI fragt nach, was wirklich gebraucht wird.
2
Drei Kandidaten
Sie erhalten drei Entwürfe – echte Namen, eigener Charakter, gleiche Stellenbeschreibung. Wie echte Bewerbungen, nur schneller.
3
Sie wählen
Ein Klick zur Freigabe. Ohne Ihre Entscheidung wird niemand eingestellt.
4
Vertrag, Akte, Probezeit
Arbeitsvertrag und Personalakte entstehen automatisch, die Probezeit beginnt – mit Vertrauensstufe 0 und engmaschiger Kontrolle.

Vorschlag der Personalleitung

Verstärkung Einkauf – drei Kandidaten

Lena Beck

Gründlich – fragt lieber einmal mehr nach

Jonas Klar

Strukturiert, verhandelt hartnäckig und fair

Mara Weiss

Schnell, pragmatisch, liebt klare Zahlen

Die Wahl treffen Sie – die KI bereitet sie nur vor.

Leistung wird gemessen – wie bei jedem Kollegen

Auch für menschliche Teams nutzbar

Wer mit einem KI-Kollegen arbeitet, bewertet das Ergebnis. Aus Feedback wird ein Leistungsbild – und aus dem Leistungsbild werden Konsequenzen: Beförderung, Gespräch oder Trennung.

Feedback je Aufgabe

Nach erledigter Arbeit bittet der KI-Kollege um eine Bewertung – ein Klick, fertig.

Ehrliches Leistungsbild

Aktuelle Arbeit zählt mehr als alte. Trends werden sichtbar, bevor sie zum Problem werden.

Probezeit mit Schwellen

Wer die Probezeit nicht besteht, wird entlassen – und durch einen besseren Kandidaten ersetzt.

Der Verbesserungs-Loop: Personalgespräche für KI

Personalgespräch im Chat

Profil & Gedächtnis verbessert

Vertrauensstufe steigt

Mehr Verantwortung

Die Karriereleiter

Azubi-KI

Vertrauensstufe 0: Jede Aktion wird geprüft, alles bleibt Entwurf.

Junior-KI

Bewährt in der Probezeit: mehr Selbstständigkeit, weiter unter Aufsicht.

Senior-KI

Eingearbeitet und verlässlich: arbeitet eigenständig im Rahmen ihrer Befugnisse.

Jede Beförderung ist ein neuer Arbeitsvertrag – lückenlos versioniert, jederzeit nachvollziehbar.

Befugnisse je Kollege

Sie legen fest, wer einem KI-Kollegen Aufträge geben darf – pro Person, pro Gruppe oder für alle. Antworten tut er jedem.

EU-AI-Act-Register

Jede Aktion jedes KI-Kollegen wird revisionsfest protokolliert – Compliance ist eingebaut, nicht angeflanscht.

Menschen entscheiden

Einstellung, Beförderung, Entlassung: Die KI schlägt vor, freigeben muss immer ein Mensch.

Sicherheit

Niemand handelt ungeprüft.

Der factoris-Bodyguard prüft jede KI-Aktion in mehreren Stufen – und was vertraulich ist, verlässt das Haus nicht.

Stufe 0

Vorprüfung

Fremde Inhalte wie E-Mails und Dokumente werden entschärft, Manipulationsmuster markiert.

Stufe 1

Technik

Jede Aktion wird gegen Rechte, Regeln und Limits geprüft – Datenabfluss wird blockiert.

Stufe 2

KI-Judge

Eine zweite, unabhängige KI beurteilt: Passt die Aktion zum Auftrag? Ist sie sicher?

Stufe 3

Mensch

Schreibende Aktionen bleiben standardmäßig Entwurf – freigegeben wird von Menschen.

Automatische Anonymisierung

Bevor etwas an ein externes Modell geht, ersetzt factoris sensible Inhalte vollautomatisch – ohne dass Sie daran denken müssen.

Mehrstufige Datensperre

Mehrere Sicherheitsstufen prüfen und sperren vertrauliche Daten. Was das Haus nicht verlassen darf, verlässt es nicht.

Rechte wie echte Mitarbeiter

Die KI sieht nur, was ihre Rolle sehen darf – erzwungen von Ihrem bewährten mehrdimensionalen Berechtigungssystem.

Lückenloser Audit

Jede Handlung steht im Arbeitsjournal – wer, was, wann, warum und was es gekostet hat.

Not-Aus

Ein Schalter stoppt sofort jede KI-Aktivität. Sicherheit hat einen Knopf.

Ein Gedächtnis auf drei Ebenen – einsehbar für den Chef

KI-Mitarbeiter lernen wie Kollegen. Nur transparenter.

Mitarbeiter-Gedächtnis

Was Emma gelernt hat: Korrekturen, Vorlieben ihres Chefs, Erfahrung aus tausenden Vorgängen.

Firmen-Gedächtnis

Hausregeln, Formate, Zuständigkeiten – ein neuer KI-Mitarbeiter kennt sie ab Minute eins.

Modell-Wissen

Wie man mit jedem KI-Modell am besten spricht – von factoris gepflegt, damit jedes Modell Bestleistung bringt.

Volle Transparenz: Jedes Gedächtnis ist eine kuratierbare Liste – Sie lesen, ändern und löschen. Kein Modell-Training mit Ihren Daten: Lernen heißt kuratierte Fakten – löschbar, prüfbar, DSGVO-sauber.

Ihr Modell. Ihre Wahl. Kein Lock-in.

ChatGPT, Claude, Mistral oder Ihre eigene KI im Haus – Sie konfigurieren Ihre Anbieter selbst, auch mehrere parallel.

OpenAI ChatGPT

Anthropic Claude

Mistral

Meta Llama

Google Gemini

Ihr On-Premise-Modell

Bestes Modell pro Aufgabe

Schnell und günstig für Routine, stark für Komplexes – überall auswählbar, automatisch das richtige.

Wechsel per Klick

Anbieter tauschen ohne Umbau, ohne Migration, ohne Risiko. Ihre Prozesse bleiben, das Modell ist austauschbar.

Auch komplett im Haus

Höchste Vertraulichkeit? Docken Sie Ihre selbst gehostete KI per Standard-Schnittstelle an – Ihre Daten verlassen nie Ihr Netz.

Compliance ab Werk

EU AI Act

Alles KI-Erzeugte ist sichtbar und maschinenlesbar gekennzeichnet – ab dem ersten Tag, nicht nachgerüstet.

DSGVO

Externe KI-Anbieter nur nach Ihrer Freigabe – per Checkbox und digitaler Unterschrift, revisionssicher.

GoBD

Buchungsrelevantes bleibt Entwurf – gebucht wird vom Menschen.

Warum factoris?

Viele bauen KI-Agenten. Wir stellen KI-Mitarbeiter ein.

KI-Agent von der Stange

KI-Mitarbeiter bei factoris

Anonymer Agent ohne Akte und ohne Spuren

Personalakte, Arbeitsjournal und lückenloser Arbeitsnachweis

Grob vergebene Rechte, an Ihren Strukturen vorbei

Rechte aus Ihrem gewachsenen, mehrdimensionalen Berechtigungssystem

Ein Modell, ein Anbieter, Cloud-Zwang

Modellfreiheit: ChatGPT, Claude, Mistral oder Ihre eigene KI – auch on-premise

Noch ein Tool neben all Ihren anderen

Ein System von der Buchhaltung bis zum Dienstplan – die KI arbeitet überall mit

Wochenlange Einführung mit teurer Beratung

Mittelstandsgerecht: Rolle wählen, Rechte prüfen, arbeiten lassen

Wir bauen die neue Kategorie: KI-Mitarbeiter, tief integriert in Unternehmenssoftware.

Häufige Fragen zur factoris-KI

Was Interessenten am häufigsten wissen möchten.

Ja. Jede KI unterliegt demselben mehrdimensionalen Berechtigungskonzept wie Ihre Mitarbeiter und sieht ausschließlich freigegebene Daten.

Nur wenn Sie es wollen. Sensible Inhalte werden automatisch anonymisiert und mehrstufig geprüft; auf Wunsch betreiben Sie Ihr Modell komplett on-premise.

ChatGPT, Claude, Mistral, Ihr eigenes On-Premise-Modell und mehr – Sie konfigurieren Ihre Anbieter selbst, ohne Vendor-Lock-in.

Belegextraktion, KI-Dienstplan-Optimierung, Anomalie-Erkennung und die Assistenz-KI sind bereits produktiv im Einsatz. Weitere Funktionen folgen laufend.

Ja. EU-Hosting oder On-Premise, kein Training mit Ihren Daten, keine Persistenz beim Anbieter und volle Auditierbarkeit.

Nein – sie bereitet vor: Belege vorkontieren, Konten abstimmen, Unterlagen vollständig übergeben. Entschieden und gebucht wird vom Menschen; die steuerliche Beratung bleibt bei Ihrem Steuerberater.

Nein. Die KI ist direkt in factoris.one eingebaut. Sie arbeiten wie gewohnt – die KI arbeitet einfach mit.

Nein. Jeder Personalvorgang ist ein Vorschlag: Einstellung, Beförderung, Vertrauensstufe und Entlassung werden erst wirksam, wenn ein Mensch sie freigibt. Jede Entscheidung ist revisionsfest dokumentiert.

Ja – es ist bewusst generisch gebaut: Feedback, Leistungsbild und Personalgespräche hängen am Personendatensatz, nicht an der KI. Die automatischen Abläufe laufen zunächst nur für KI-Kollegen.

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