Leistungsabrechnung mit factoris.onesozial

Leistungsabrechnung - Effizient, flexibel und individuell

Die Leistungsabrechnung in factoris.onesozial hebt Ihre Arbeit auf ein neues Niveau. Die Software erledigt die Rechnungslegung für Ihre Einrichtung nahezu vollautomatisch und passt sich dabei individuell an die spezifischen Anforderungen Ihrer Leistungsvereinbarungen und Kostenträger an. Egal ob ambulant, teilstationär oder stationär - factoris.onesozial unterstützt Sie bei der Abrechnung aller relevanten Leistungen und sorgt für eine fehlerfreie, transparente und revisionssichere Rechnungsstellung.

Automatische Abrechnung von Terminen und Leistungen

Die factoris.onesozial Abrechnungsfunktion verarbeitet abrechnungsrelevante Termine automatisch und erstellt daraus Leistungsnachweise, die direkt an Rechnungen angehängt werden können. Dabei berücksichtigt die Software Kategorien, Qualifikationen der ausführenden Mitarbeitenden, den Status des Termins (z. B. 50% Vergütung bei kurzfristigen Absagen) und die erbrachte Leistung.

Auch bei Terminen mit mehreren Klient:innen oder Mitarbeitenden können unterschiedliche Abrechnungskriterien festgelegt werden. So können z. B. Tandemleistungen, bei denen zwei Fachkräfte beteiligt sind, oder Gruppentermine mit gestaffelten Vergütungssätzen (z. B. 100% für einen Klienten, 66% bei zwei Klienten, 50% bei drei Klienten) problemlos abgerechnet werden. Mit factoris.onesozial behalten Sie die volle Kontrolle über komplexe Leistungsabrechnungen - ganz ohne zusätzlichen Aufwand.

Individuelle Rechnungstexte und konfigurierbare Leistungsvereinbarungen

Jede Rechnung kann mit individuellen Texten und Platzhaltern versehen werden, die automatisch ausgefüllt werden, z. B. mit Klienten- oder Leistungsdaten. Das spart Zeit und schafft dennoch eine persönliche Ansprache in der Kommunikation mit Kostenträgern.

Die Konfiguration der Abrechnung erfolgt über intuitive Leistungsvereinbarungen, die alle relevanten Einstellungen zur Leistungserfassung und -abrechnung enthalten. Ob Fachleistungsstunden, Tagessätze, Einmalleistungen oder Zusatzpauschalen - factoris.onesozial ermöglicht es, selbst komplexe Vereinbarungen einfach und flexibel abzubilden.

Flexible Abrechnung von Dauer- und Einmalleistungen

Mit factoris.onesozial können Sie parallel mehrere Dauerleistungen pro Klient abrechnen, z. B. Betreuungspauschalen, Taschengeldstaffeln nach Alter oder andere individuelle Regelungen. Auch Einmalleistungen wie Erstausstattungen oder spezielle Zusatzleistungen lassen sich problemlos erfassen und abrechnen.

Besonders leistungsstark ist die umfangreiche Ermittlung des korrekten Leistungssatzes. Die Software berücksichtigt komplizierte Sachverhalte wie wöchentliche Zusatzpauschalen, Sätze abhängig von der Anzahl der Kinder im Haushalt oder altersabhängige Vergütungen - alles automatisch und fehlerfrei.

Abrechnung nach Anwesenheiten und Abwesenheiten

Mit factoris.onesozial wird die Abrechnung von Anwesenheiten und Abwesenheiten präzise und flexibel gestaltet. Unterschiedliche Fehlzeiten wie „Krank“, „Urlaub“, „Bei Mutter“ oder „Schule“ können individuell definiert und mit spezifischen Sätzen hinterlegt werden. Dabei berücksichtigt die Software auch gestaffelte Abrechnungssätze, beispielsweise für kurfristige Abwesenheiten oder Bettenfreihaltegelder. So behalten Sie stets die Kontrolle über komplexe Abrechnungsregelungen.

Zusätzlich ermöglicht die Software die Verwaltung von Kontingenten. Diese legen fest, dass eine bestimmte Anzahl von Abwesenheitstagen voll vergütet wird, bevor Anpassungen vorgenommen werden, oder das eine bestimmte Anzahl von Anwesenheitstagen nicht überschritten werden darf. Die factoris.onesozial Abrechnungsfunktion prüft diese Kontingente automatisch und dokumentiert sie revisionssicher.

Flexibilität und Kontrolle durch anpassbare Workflows

Die factoris.onesozial Abrechnungsfunktion bietet Ihnen maximale Flexibilität bei der Rechnungslegung. Sie können individuelle Workflows für die Rechnungsfreigabe definieren, die genau auf die Bedürfnisse Ihrer Einrichtung zugeschnitten sind. Ob einfache Freigaben oder mehrstufige Prozesse mit Beteiligung verschiedener Rollen - die Workflows lassen sich problemlos konfigurieren und anpassen.

Auch die manuelle Nachbearbeitung von Rechnungen wird unterstützt, beispielsweise für Ergänzungen oder Korrekturen vor der finalen Freigabe. Zusätzlich können Sie eigenes Rechnungspapier hinterlegen - sogar unterschiedliche Vorlagen für verschiedene Angebote oder rechtliche Einheiten. Dadurch wird nicht nur die Professionalität Ihrer Rechnungen erhöht, sondern auch die Flexibilität in der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Kostenträgern und Organisationseinheiten.

Die factoris.onesozial Abrechnungsfunktion verfügt außerdem über ein detailliertes Berechtigungssystem, das regelt, wer Rechnungen für welche Organisationseinheiten erstellen darf. So bleibt die Kontrolle über den gesamten Prozess in den richtigen Händen, während gleichzeitig die Zusammenarbeit im Team gestärkt wird.

Exportfunktionen für eine nahtlose Integration

Um die Weiterverarbeitung Ihrer Abrechnungsdaten in Buchhaltungs- oder Finanzsystemen zu erleichtern, bietet factoris.onesozial umfangreiche Exportfunktionen. Rechnungsdaten können neben Formaten, wie Excel oder PDF auch für gängige Buchhaltungssysteme wie DATEV, Sage oder Diamant exportiert werden. Diese flexible Anbindung sorgt dafür, dass Ihre Daten nahtlos und fehlerfrei in bestehende Prozesse integriert werden können.

Zusätzlich unterstützt factoris.onesozial den Seriendruck, der speziell auf die Anforderungen Ihrer Einrichtung zugeschnitten ist. Sie können Rechnungen nach Kostenträgern, Klient:innen oder Datumsbereichen sortiert ausdrucken und bündeln, um eine schnelle und strukturierte Übergabe an Kostenträger oder interne Teams zu ermöglichen. Diese Funktion spart wertvolle Zeit und erhöht die Effizienz bei der Verteilung und Bearbeitung von Rechnungen.

Mit diesen vielseitigen Export- und Druckfunktionen wird die Zusammenarbeit mit Steuerberatern, internen Buchhaltungsteams und externen Kostenträgern spürbar erleichtert, während gleichzeitig eine hohe Datenqualität gewährleistet wird.

E-Rechnungen - Effizient und zukunftssicher

Mit factoris.onesozial erstellen und versenden Sie E-Rechnungen ganz einfach und vollständig integriert. Die Software unterstützt dabei gängige Formate wie ZUGFeRD oder X-Rechnung, die als führender Standard für den elektronischen Rechnungsaustausch in öffentlichen und vielen privaten Institutionen gilt. Dabei wird jede Rechnung immer als PDF im ZUGFeRD-Format erstellt, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten die Inhalte problemlos einsehen können.

Im Hintergrund prüft factoris.onesozial automatisch, ob alle erforderlichen Stammdaten wie Steuer- und Bankverbindungen korrekt hinterlegt sind. So stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnungen den rechtlichen Vorgaben entsprechen und reibungslos verarbeitet werden können. Dieser Prozess spart Zeit und sorgt für fehlerfreie Abrechnungen, selbst bei komplexen Anforderungen.

Ob als ZUGFeRD oder optional hinzuschaltbar als X-Rechnung: Mit factoris.onesozial sind Sie optimal auf die Zukunft des elektronischen Rechnungsaustauschs vorbereitet. Die Integration in bestehende Arbeitsabläufe ist nahtlos, und der automatische Versand macht die Abrechnung noch effizienter - ein weiterer Schritt in Richtung papierloser und moderner Verwaltung.

Versand von Rechnungen per E-Mail

Neben Export- und Druckfunktionen ermöglicht factoris.onesozial auch den direkten Versand von Rechnungen per E-Mail. Rechnungen und Leistungsnachweise können als PDF-Anhänge automatisch an die hinterlegten Kontaktadressen der Kostenträger oder Klient:innen verschickt werden. Dabei können individuelle Nachrichtentexte hinterlegt werden, um eine persönliche und professionelle Kommunikation sicherzustellen.

Die Software unterstützt zudem die automatische Protokollierung des Versands, sodass Sie jederzeit nachvollziehen können, wann und an wen eine Rechnung gesendet wurde. Diese Funktion spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch den Papierverbrauch und trägt zu einem nachhaltigen Workflow bei.

Durch die direkte E-Mail-Versandoption wird der Abrechnungsprozess noch effizienter. Kostenträger oder Klient:innen erhalten ihre Rechnungen schnell und ohne Verzögerungen, während Sie gleichzeitig die Übersicht und Kontrolle über den gesamten Versandprozess behalten.

Transparenz, Automatisierung und Sicherheit

Mit factoris.onesozial behalten Sie jederzeit den Überblick über Ihre Abrechnungsprozesse. Die Software stellt abrechnungsrelevante Daten wie Auslastungen, Fachleistungsstunden und Zusatzleistungen klar strukturiert und verständlich dar. Dies sorgt für Transparenz und erleichtert sowohl der Verwaltung als auch dem pädagogischen Team die Nachvollziehbarkeit aller Prozesse.

Automatisierte Funktionen erfassen Termine, Leistungen und Pauschalen fehlerfrei und übertragen diese direkt in die Rechnungslegung. Dadurch sparen Sie wertvolle Zeit, minimieren Fehler und integrieren die Abrechnung reibungslos in Ihren Arbeitsalltag.

Alle Abrechnungsdaten werden revisionssicher gespeichert und durch modernste Verschlüsselung geschützt. Mit der Speicherung in zertifizierten Rechenzentren gewährleistet factoris.onesozial höchste Sicherheitsstandards und bietet eine zuverlässige Grundlage für Ihre Abrechnung.