Finanzbuchhaltung mit factoris.onesozial

Eine eigene Finanz-Perspektive für Ihre Einrichtung

Die Finanzbuchhaltung ist in factoris.onesozial kein Zusatzprogramm, sondern eine eigene Perspektive neben Dokumentation und Zentrale. Die Kontenrahmen SKR03 und SKR04 liefern wir mit; daraus bauen Sie Ihren Kontenplan auf und ergänzen Konten für Angebote, Kostenträger und Standorte. Steuersätze, Zahlungskonditionen und Zahlungsarten pflegen Sie als Stammdaten an einer Stelle.

Weil Leistungsabrechnung, Ausgangsrechnungen und Eingangsrechnungen im selben System entstehen, gehören sie in factoris.onesozial zur selben Finanz-Perspektive – ohne erneute Erfassung in einem zweiten Programm und ohne Medienbruch zwischen Fachabteilung und Buchhaltung. Wer was sehen und buchen darf, regelt das Rechtekonzept Ihrer Einrichtung bis auf die einzelne Organisationseinheit.

Journal, Belege, Offene Posten und Mahnwesen

Im Journal buchen Sie Geschäftsvorfälle mit Konto, Gegenkonto und Steuersatz und behalten jede Buchung nachvollziehbar in der Reihenfolge ihrer Erfassung. Belege erfassen Sie mit Datum, Betrag und Konto und ordnen sie den zugehörigen Buchungen zu, sodass Prüfende vom Buchungssatz zum Beleg gelangen. So entsteht aus Belegen und Buchungen ein Journal, das Fragen der Leitung, des Vorstands oder der Steuerberatung ohne Suche in Ordnern beantwortet.

Die Offenen Posten zeigen je Debitor und Kreditor, was fällig ist, was überfällig ist und wie alt eine Forderung bereits ist – gestaffelt nach 30, 60 und 90 Tagen. Das Mahnwesen erstellt daraus Mahnläufe mit Mahnstufen, Gebühren und Zinsen nach Ihren Vorgaben und erzeugt die Mahnschreiben als PDF. Zahlungseingänge gleichen die Posten aus.

Kassenbücher, Bank und SEPA

Kassenbücher legen Sie als eigenen Bereich in der Akte an – für die Gruppenkasse einer Wohngruppe, die Haushaltskasse eines Standorts oder die Hauptkasse der Verwaltung – und führen sie als Nebenbuch mit Anschluss an die Hauptbuchhaltung. Wer eine Kasse führt, sieht nur diese; die Buchhaltung sieht alle. Kassenbestände und Bewegungen bleiben so jederzeit nachvollziehbar.

Überweisungen und Lastschriften erzeugen Sie als SEPA-Dateien direkt aus factoris.onesozial und reichen sie bei Ihrer Bank ein – etwa für Taschengeld, Auszahlungen an Pflegefamilien oder den Einzug von Elternbeiträgen. Lastschriftmandate Ihrer Kostenträger, Eltern und Klient:innen verwalten Sie zentral, sodass jede Lastschrift auf einem hinterlegten Mandat beruht.

Umsatzsteuer, Geschäftsjahr, Anlagen und Auswertungen

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung ermittelt factoris.onesozial aus Ihren Buchungen – mit den Steuersätzen, die Sie hinterlegt haben – und übermittelt sie elektronisch an ELSTER, monatlich oder vierteljährlich, je nachdem, was Ihr Finanzamt verlangt. Sie prüfen und geben die Kennzahlen frei, bevor etwas das Haus verlässt.

Geschäftsjahre legen Sie an und schließen sie Schritt für Schritt ab; Anlagen führen Sie im Anlagenverzeichnis mit ihren Abschreibungen. Abgeschlossene Zeiträume sind gegen nachträgliche Buchungen gesperrt – so bleibt der Jahresabschluss belastbar, und Rückfragen der Steuerberatung lassen sich mit einem Blick in den gesperrten Zeitraum beantworten.

Summen- und Saldenliste, BWA, Bilanz und GuV, Einnahmenüberschussrechnung und Offene-Posten-Liste stehen jederzeit bereit – für die Geschäftsführung, den Vorstand, den Wirtschaftsausschuss oder das nächste Gespräch mit der Steuerberatung. Kostenstellen und Budgets ergänzen die Sicht aus der Kostenrechnung, damit Sie sehen, welches Angebot sich trägt.

E-Rechnung & Belegerfassung

Ausgangsrechnungen erstellen und versenden Sie als ZUGFeRD-PDF oder als XRechnung – die Formate, die öffentliche Auftraggeber und immer mehr Kostenträger verlangen. Vor dem Versand prüft factoris.onesozial jede E-Rechnung gegen die europäische Norm EN 16931, damit sie beim Empfänger nicht an Formfehlern scheitert. Das Rechnungs-PDF bleibt für Menschen lesbar, die eingebetteten XML-Daten für Maschinen.

Eingehende Rechnungen holt factoris.onesozial auf Wunsch selbst ab – aus E-Mail-Postfächern, aus Lieferantenportalen oder über das Peppol-Netzwerk – und legt sie als Eingangsrechnung zur Prüfung vor. Statt Belege aus dem Posteingang zu ziehen und abzutippen, beginnt die Arbeit Ihrer Buchhaltung bei der Prüfung: Kategorie, Kostenstelle, Freigabe.

Gescannte oder fotografierte Belege lesen Sie optional per Texterkennung aus: Rechnungsdaten wie Absender, Datum und Beträge werden erkannt und als Vorschlag in die Eingangsrechnung übernommen – Sie prüfen und bestätigen. Diese Erkennung aktivieren Sie bei Bedarf für Ihre Einrichtung; ohne sie erfassen Sie Belege wie gewohnt manuell. So wächst die Automatisierung in dem Tempo, das zu Ihrem Team passt.

Übergabe an die Steuerberatung

Arbeitet Ihre Steuerberatung mit DATEV, übergeben Sie Buchungsstapel, Kontenbeschriftungen sowie Debitoren- und Kreditorenstammdaten im DATEV-Format – der Export ist in factoris.onesozial integriert. Auch der umgekehrte Weg ist möglich: Buchungen und Konten aus DATEV lesen Sie wieder ein, etwa nach dem Jahresabschluss durch die Kanzlei.

Nutzt Ihre Kanzlei ein anderes System, binden Sie weitere Buchhaltungssysteme per Datei-Export an. Für die steuerliche Außenprüfung stellen Sie Ihre Buchhaltungsdaten nach GoBD im IDEA-Format bereit – als ZIP-Datei mit Indexbeschreibung, so wie die Prüfsoftware der Finanzverwaltung sie erwartet. Sie müssen dafür nichts zusammensuchen: Der Export kommt aus derselben Buchhaltung, in der Sie täglich arbeiten.

Die Buchungsentscheidung bleibt bei Ihnen und Ihrer Steuerberatung: factoris.onesozial schlägt vor, prüft, exportiert und dokumentiert – es ersetzt keine steuerliche Beratung und trifft keine Entscheidungen über Ihre Bücher. Was automatisiert wird, bleibt nachvollziehbar; was Ermessen braucht, bleibt in der Hand Ihrer Fachleute.