Elektronische Akte in factoris.onesozial

Die factoris.onesozial E-Akte - eine Akte, immer aktuell

Mit der factoris.onesozial E-Akte erstellen Sie gemeinsam mit allen Fallbeteiligten eine zentrale, stets aktuelle Klientenakte. Sperrige Aktenordner und unübersichtliche Papierdokumente gehören der Vergangenheit an. Stattdessen greifen Sie und Ihr Team jederzeit und von überall sicher auf alle Unterlagen zu - ob Fotos, Zeugnisse, Berichte oder E-Mails, alles hat seinen Platz in der E-Akte.

Neue Dokumente und Informationen werden in Echtzeit synchronisiert, sodass alle Beteiligten sofort auf dem neuesten Stand sind. Dies ermöglicht nicht nur eine effizientere Zusammenarbeit, sondern auch eine lückenlose Dokumentation - immer transparent, strukturiert und nachvollziehbar.

Effizient und mobil - für einen modernen Arbeitsalltag

In der Sozialwirtschaft ist Flexibilität entscheidend. Mit der factoris.onesozial E-Akte tragen Sie alle notwendigen Informationen immer bei sich - ob im Büro, bei Außenterminen oder unterwegs. Statt täglich mit mehreren zu arbeiten, haben Sie alle Fälle und Dokumente bequem auf Ihrem Tablet, Laptop oder Smartphone verfügbar.

Dokumente lassen sich unkompliziert hochladen und den entsprechenden Fällen zuordnen, sodass sie sofort allen Beteiligten zur Verfügung stehen. Ob einzelne Fachkräfte, Teams oder externe Partner - durch die zentrale digitale Akte können alle jederzeit und ortsunabhängig zusammenarbeiten. Auch die Integration von E-Mails sorgt dafür, dass keine relevanten Informationen verloren gehen.

Maximale Sicherheit, maximale Flexibilität

Die E-Akte von factoris.onesozial ist so aufgebaut, dass der Schutz sensibler Daten an erster Stelle steht. Alle Informationen liegen zentral in Rechenzentren in Deutschland; Tablet, Laptop oder Smartphone laden nur, was Sie gerade bearbeiten. Geht ein Gerät verloren, bleiben die Akten auf dem Server – geschützt durch Anmeldung und Berechtigungen.

Unsere Sicherheitsmaßnahmen umfassen:

So wird der Verlust eines Geräts zu einer organisatorischen Aufgabe: Der Zugang lässt sich sperren, die Klientenakten liegen weiterhin zentral auf dem Server und bleiben für berechtigte Mitarbeitende zugänglich.

• TLS-verschlüsselte Verbindungen (HTTPS) zwischen Ihren Geräten und dem Server.
• Zwei-Faktor-Anmeldung per Authenticator-App für zusätzlichen Schutz.
• Verschlüsselte Übertragung und Zugriff nur mit Berechtigung – gesteuert über Rollen, Organisationseinheiten und Datensatzrechte.

Integrierte E-Mail-Ablage für transparente Kommunikation

Mit der factoris.onesozial E-Akte können Sie auch E-Mails direkt aus gängigen E-Mail-Programmen wie Outlook oder Thunderbird in den Formaten .eml und .msg ablegen. Dabei werden Sender, Empfänger, Betreff und der gesamte E-Mail-Text in der E-Akte übersichtlich dargestellt. So wird die gesamte Kommunikation rund um einen Fall oder Klienten für alle Beteiligten sichtbar und nachvollziehbar.

Durch diese Funktion wird der Austausch zwischen internen und externen Fachkräften noch transparenter, während alle relevanten Informationen gebündelt in der E-Akte verfügbar sind. Dies spart nicht nur Zeit, sondern erhöht auch die Effizienz und die Nachvollziehbarkeit von Kommunikationsprozessen.

Höchster Datenschutz für die Sozialwirtschaft

Die Sozialwirtschaft stellt besondere Anforderungen an den Datenschutz. factoris.onesozial orientiert sich deshalb an den strengen Datenschutzstandards von Krankenhäusern, um sicherzustellen, dass Ihre Daten optimal geschützt sind.

Mit der factoris.onesozial E-Akte haben Sie nicht nur ein effizientes Werkzeug für Ihre Arbeit, sondern auch die Gewissheit, dass Ihre sensiblen Daten jederzeit bestmöglich geschützt sind - für eine sorgenfreie, moderne und papierlose Verwaltung.

• Keine lokalen Datenspeicher: Die Klientendaten werden nicht auf Geräten gespeichert, sondern ausschließlich in geschützten Rechenzentren.
• Ständige Verfügbarkeit: Auch bei Geräteverlust oder -diebstahl bleiben alle Daten sicher und zugänglich.