Dienstplan & Schichtplanung mit factoris.onesozial

Vom Arbeitszeitmodell zum fertigen Dienstplan

Legen Sie Ihre Schichtsysteme einmal als Vorlage an – Früh-, Spät- und Nachtdienst, Zwei- oder Drei-Schicht-Rotation, Teilzeitmuster oder das Wochenraster einer Wohngruppe. Eine Vorlage beschreibt den Zyklus Tag für Tag, und eine Vorschau zeigt, wie ein voller Monat damit aussieht. Beim Anwenden auf eine Planperiode füllt factoris.onesozial den Dienstplan Ihrer Organisationseinheit vor; Sie ändern nur noch, was abweicht.

Jede Planperiode gehört zu einer Organisationseinheit – Wohngruppe, Team oder Standort – und umfasst den Zeitraum, den Sie festlegen: eine Woche, einen Monat oder ein Quartal. Der Status zeigt jederzeit, ob ein Plan noch in Bearbeitung ist, zur Prüfung vorliegt, veröffentlicht oder bereits gesperrt wurde. So behalten Sie den Überblick, auch wenn mehrere Planer:innen für verschiedene Einheiten planen.

Planen im Dienstplan-Board – geprüft nach Arbeitszeitgesetz

Im Dienstplan-Board weisen Sie Schichten per Klick oder Drag & Drop zu, überschreiben bei Bedarf Beginn, Ende und Pause und behalten die Stunden je Mitarbeiter:in im Blick. Während Sie planen, prüft factoris.onesozial jede Zuweisung gegen die hinterlegten Regeln und markiert Konflikte direkt im Plan – bevor der Dienstplan das Team erreicht.

Die Regeln nach Arbeitszeitgesetz liefern wir mit: Mindestruhezeit zwischen zwei Diensten, tägliche und wöchentliche Höchstarbeitszeit, Pausen ab sechs und neun Stunden, maximale Folge von Arbeitstagen, Nachtschichtdauer und freie Sonntage. Jede Regel passen Sie an, ergänzen eigene Vorgaben – etwa aus Ihrem Tarifvertrag – und stufen sie als Fehler, Warnung oder Hinweis ein. Wie streng geprüft wird, entscheiden Sie.

Qualifikationen Ihrer Mitarbeitenden sind im System hinterlegt und stehen bei der Planung zur Verfügung – etwa, wenn eine Schicht eine Fachkraft mit bestimmter Ausbildung verlangt. Auffälligkeiten wie Überstunden, eine Häufung von Nacht- und Wochenenddiensten oder eine ungleiche Verteilung der Stunden im Team macht factoris.onesozial sichtbar, damit Sie gegensteuern können, bevor sich Belastung aufbaut.

Wunschdienste, Schichttausch und der eigene Dienstplan

Ihre Mitarbeitenden tragen Wunschdienste, bevorzugte Schichten, Vermeidungen und Zeiten, an denen sie nicht verfügbar sind, selbst ein – für einen konkreten Tag oder wiederkehrend für einen Wochentag, mit Priorität und Begründung. Diese Wünsche liegen der Planung vor, wenn sie gebraucht werden, statt auf Zetteln, in E-Mails oder im Gedächtnis der Leitung.

Muss ein Dienst getauscht werden, stellen Mitarbeitende die Anfrage direkt in der App: eigene Schicht anbieten, Tauschpartner:in wählen, Begründung ergänzen. Die Kolleg:in nimmt an oder lehnt ab, die Planung gibt frei – und der Dienstplan wird nachgezogen. Über Tauschanfragen und Entscheidungen werden alle Beteiligten benachrichtigt. Unter „Meine Schichten“ sieht jede:r die eigenen Dienste, am Arbeitsplatz wie auf dem Smartphone.

Freigabe, Veröffentlichung und Sperre

Wie ein Dienstplan freigegeben wird, legen Sie selbst fest: Die Planung veröffentlicht direkt, die Leitung genehmigt vorher, oder die Mitarbeitenden bestätigen ihre Dienste zusätzlich. Mit der Veröffentlichung wird der Plan für das Team sichtbar, und alle betroffenen Mitarbeitenden werden benachrichtigt. Ändert sich etwas, holen Sie einen veröffentlichten Plan in die Planung zurück.

Abgeschlossene Planperioden sperren Sie gegen nachträgliche Änderungen; nur berechtigte Personen heben eine Sperre wieder auf. Bestätigte Dienste werden zu Terminen in factoris.onesozial – denselben Terminen, mit denen Disposition, Soll-Ist-Vergleich, Arbeitszeitkonten und Zuschlagsberechnung arbeiten. Der Dienstplan ist damit keine Insel, sondern der Anfang der Arbeitszeitabrechnung.

Monatsübersicht, Auswertungen und Ausblick

Die Monatsübersicht Ihres Dienstplans exportieren Sie als Excel-Datei – für den Aushang in der Gruppe, für die Leitung oder für die Lohnabrechnung. Statistiken zeigen je Mitarbeiter:in die geleisteten Stunden, Überstunden und die Verteilung der Schichtarten, damit Belastung im Team sichtbar bleibt und fair verteilt werden kann.

Der Dienstplan ist ein eigener Bereich in der elektronischen Akte Ihrer Einrichtung und folgt deren Rechtekonzept: Wer planen, freigeben oder nur lesen darf, regeln Sie pro Organisationseinheit. Er steht in der Web-App und in der mobilen App zur Verfügung. Auf Wunsch schlägt factoris.onesozial einen vollständigen Plan vor, den Sie prüfen und anpassen.